5 semplici regole per un evento aziendale di successo

Spazio Bianco / Appuntamenti-passati  / 5 semplici regole per un evento aziendale di successo

5 semplici regole per un evento aziendale di successo

Stanco e stufo dei soliti eventi aziendali noiosi che ti fanno solo perder tempo? Stai pensando di organizzarne uno dinamico, coinvolgente e di successo?

Ecco 5 semplici regole da seguire:

1- FISSA GLI OBIETTIVI

Prima di tutto chiediti: a chi è rivolto il mio business meeting? A seconda del target, l’evento avrà un’impronta e un carattere diverso. Se gli invitati sono i dipendenti dell’azienda lo scopo sarà creare interazione e relazione tra le persone, trasmettere senso di unità e rafforzare lo spirito di appartenenza con eventi di team building. Se l’evento è rivolto a partner commerciali l’obiettivo sarà trasmettere la forza, la concretezza e l’affidabilità della tua azienda. Infine, se il target finale dell’evento è il grande pubblico sarà necessario progettare qualcosa di sorprendente, innovativo e coinvolgente.

2- STABILISCI BUDGET E TEMPISTICHE 

Stila una check-list di cose da fare e per ognuna stabilisci un budget e i tempi di realizzazione. Per esempio: affitto della location 1000 €, coffee break 200 €, allestimento tecnologico 800 €, riprese video 500 €, etc. Fai la somma di tutte queste voci e valuta se l’evento che hai in mente di realizzare è in linea con il budget aziendale. Questo ti aiuterà a essere più organizzato durante la fase operativa e a evitare imprevisti e ritardi.

3- CREA UN TEAM LEADER 

Crea una squadra di lavoro e circondati di persone affidabili e di cui conosci le qualità. Non puoi fare tutto da solo, hai bisogno di altri che ti aiutino. Scegli un account che segua i fornitori, i responsabili PR e comunicazione e tutte le figure fondamentali nella realizzazione di un evento di successo.

4- SCEGLI LA LOCATION GIUSTA 

Importante è cercare la location adatta che risponda alle tue esigenze e che sia predisposta alle attività che hai pensato per i partecipanti. Dovrà avere lo spazio per le pause caffè o per il buffet, uno spazio dove poter svolgere attività di team building, di conference o altro ancora. Controlla che ci sia la possibilità di avere il video proiettore, lavagne luminose, Apple TV, rete Wi-fi, Fibra. Chiediti se è facilmente raggiungibile, se ha il parcheggio o altri servizi disponibili come la possibilità di accesso per disabili. E naturalmente non dimenticare il catering: niente permette di rompere il ghiaccio quanto il cibo, soprattutto in Italia. Ma su quest’ultimo punto torneremo, promesso!

5- CREA ENGAGEMENT 

Ricorda: un evento è come una storia. Deve avere un inizio, uno svolgimento e una fine e in ognuna di queste fasi si deve raccontare qualcosa. Coinvolgere i partecipanti, ancora prima dell’evento stesso, è fondamentale. Come fare? Utilizza tutti gli strumenti a tua disposizione: newsletter, inviti, mailing list e social network. Lo scopo è creare una comunicazione dinamica, invitante, che faccia venir voglia alle persone di essere i protagonisti del tuo evento.

Una cosa è certa: il successo di un evento aziendale non è frutto della fortuna ma, al contrario, è conseguenza di una buona pianificazione. Che si tratti di un evento di qualche giorno o di poche ore, in entrambi i casi l’efficacia finale dipende maggiormente dalla fase di preparazione. Non farti spaventare, però. Non è impossibile! Basta seguire i passi giusti.